Оформление докладной, служебной и объяснительной записки
Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.
В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной записки — побудить руководителя принять конкретное решение. Информационная записка служит способом систематического извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы.
Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнения ее автора.
Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в вышестоящие организации. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги, внешние оформляются на общем угловом бланке формата А4.
Приведем макет оформления внешней докладной записки (рис. 4).
![](/delo/020/image002.aspx)
Рис. 4. Макет внешней докладной записки
Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.
Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма. Макет служебной записки выглядит следующим образом:
Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.
Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.
Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.
Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
|