|
Назад
Обязательным условием организационной и управленческой
деятельности на предприятиях, в учреждениях является
документирование. Организация и управление характеризуются
разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и
предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое
разнообразие документов и необходимость их унификации и
стандартизации.
Унификация
документов
заключается в установлении единообразия состава и форм
управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных
управленческих функций. Стандартизация документов
— это форма юридического закрепления проведенной унификации и
уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в
целях сокращения количества применяемых документов, типизации их
форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости различных систем
документации по одноименным и смежным функциям управления, более
эффективного использования вычислительной техники.
Суть
унификации
сводится к сокращению неоправданного многообразия документов,
приведение к единообразию их форм, структуры, языковых
конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть
стандартизации
заключается в возведении в норму, обязательную для применения,
оптимальных правил и требований по разработке и оформлению
документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и
многократного их применения в делопроизводстве. Результаты
разработки при этом оформляются в виде межгосударственных
(ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и
стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В
разработке унифицированных систем документации накоплен большой
опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на
требования по оформлению организационно-распорядительной
документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной
переработке с учетом двадцатилетней практики его использования
(ГОСТ 6.38-90).
С
01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р
6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление
управленческой документации в связи с компьютеризацией
делопроизводства.
Имеется
некоторый опыт в создании других систем унифицированной
документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и
др.). |
